Selama ini, dashboard Excel sering dinilai dari seberapa banyak informasi yang berhasil dimuat dalam satu halaman. Meski begitu, situasi sebenarnya bergerak ke arah sebaliknya. Tampilan yang padat justru membuat pembacanya kehilangan arah, lalu kembali bertanya lewat pesan singkat mengenai angka yang sebenarnya sudah tertera di layar.
Kondisi ini menyulitkan penyusunnya sekaligus pembacanya. Waktu yang dihabiskan untuk merapikan tampilan tidak berbuah pengurangan pertanyaan, sementara keputusan tetap tertunda. Penyusunnya pun terjebak memperbaiki hal yang sebenarnya bukan penyebab kebingungan. Mengenali kesalahan yang paling sering terjadi saat membuat dashboard Excel karena itu lebih berguna dibanding menambah jenis grafik baru. Perbaikan pada beberapa titik kecil umumnya sudah cukup mengubah tampilan menjadi jauh lebih terbaca.
Apa yang Menentukan Sebuah Dashboard Berhasil?
Dashboard sebaiknya dilihat bukan sebagai kumpulan grafik, melainkan sebagai alat bantu untuk satu keputusan tertentu. Setiap unsur di dalamnya perlu bisa dijelaskan kaitannya dengan keputusan tersebut. Menetapkan keputusan sasaran sejak awal membuat penyusunannya jauh lebih cepat.
Perancangan yang tepat justru memangkas waktu penyusunan di periode berikutnya. Uji sederhana bisa dipakai untuk menilainya. Bila satu grafik dihapus dan tidak ada keputusan yang terganggu, grafik itu sebenarnya tidak dibutuhkan. Contohnya, tampilan yang memuat sepuluh indikator sekaligus umumnya hanya memakai dua atau tiga di antaranya untuk mengambil tindakan. Sisanya berfungsi sebagai pelengkap yang justru memperlambat pembacaan.
Karena itu ukuran keberhasilannya bukan kelengkapan, melainkan berapa banyak pertanyaan susulan yang muncul setelah tampilan dibuka. Semakin sedikit pertanyaan yang datang, semakin baik rancangannya.
Kesalahan yang Paling Sering Terjadi di Dashboard Excel
Setidaknya terdapat lima kekeliruan yang berulang di hampir semua dashboard buatan pemula.
1. Data Mentah Tercampur dengan Tampilan
Rumus yang mengambil data langsung dari lembar yang sama dengan tampilannya membuat pembaruan berisiko merusak susunan. Pemisahan lembar menjadi tiga bagian, yaitu data mentah, lembar perhitungan, dan lembar tampilan, menjaga agar pembaruan data tidak mengganggu tata letak. Pemisahan ini juga memudahkan penelusuran ketika angka terlihat menyimpang. Beri nama yang jelas pada tiap lembar agar orang lain bisa membacanya tanpa penjelasan tambahan. Karena itu penataan berkas sebaiknya diputuskan sebelum grafik pertama dibuat. Kunci pula lembar tampilan agar rumus di dalamnya tidak tertimpa saat berkas dipakai bersama.
2. Terlalu Banyak Indikator dalam Satu Layar
Menampilkan seluruh angka yang tersedia memindahkan beban penyaringan kepada pembacanya. Tetapkan dua sampai empat indikator utama di bagian atas, lalu letakkan rincian di bagian bawah atau di lembar terpisah. Urutkan pula dari kiri ke kanan mengikuti tingkat kepentingannya. Susunan bertingkat seperti ini mengikuti cara orang membaca, yaitu dari gambaran umum menuju rincian. Sediakan penyaring periode dan wilayah agar pembacanya bisa menelusuri sendiri. Akibatnya, pembaca menemukan yang dicarinya tanpa perlu menyapu seluruh halaman. Tetapkan pula satu pesan utama yang ingin disampaikan tiap tampilan.
3. Pemilihan Jenis Grafik yang Tidak Sesuai
Setiap jenis grafik menjawab pertanyaan yang berbeda. Diagram garis dipakai untuk perubahan sepanjang waktu, diagram batang untuk perbandingan antarkategori, sedangkan diagram lingkaran hanya layak dipakai ketika bagiannya sedikit. Batasi pula jumlah warna agar perhatian tidak terpecah. Contohnya, diagram lingkaran berisi dua belas kategori membuat perbandingan antarpotongan hampir tidak terbaca. Menyesuaikan jenis grafik dengan pertanyaannya menghemat penjelasan tambahan. Hindari pula sumbu yang tidak dimulai dari nol pada diagram batang karena selisihnya jadi terlihat berlebihan.
4. Ketiadaan Konteks Pembanding
Angka penjualan yang berdiri sendiri tidak memberi tahu apakah hasilnya baik atau buruk. Sertakan pembanding berupa periode sebelumnya, target, atau rata-rata kelompok agar pembaca bisa menilai sendiri. Pilih satu jenis pembanding secara konsisten di seluruh tampilan. Penambahan satu garis target pada diagram sudah cukup mengubah tampilan dari sekadar laporan menjadi alat penilaian. Cantumkan pula selisihnya dalam angka agar tidak perlu dihitung manual. Inilah alasan mengapa dashboard tanpa pembanding jarang berujung pada tindakan. Penambahan penanda warna untuk capaian di bawah batas juga mempercepat pembacaan.
5. Tidak Ada Keterangan Sumber dan Waktu Pembaruan
Tampilan tanpa keterangan sumber data dan waktu pembaruan terakhir menimbulkan keraguan setiap kali dibuka. Pembaca tidak tahu apakah angkanya masih berlaku atau tertinggal beberapa hari. Cantumkan pula definisi singkat untuk metrik yang berpotensi ditafsirkan berbeda antardivisi. Definisi itu cukup ditaruh sebagai catatan kaki agar tidak mengganggu tampilan utamanya. Pada akhirnya, keterangan sederhana seperti ini yang menjaga kepercayaan terhadap laporan. Cantumkan pula nama penyusun agar pertanyaan bisa diarahkan ke pihak yang tepat.
Pergeseran dari Laporan Statis ke Penyajian yang Bisa Ditelusuri
Dahulu, banyak organisasi menganggap cukup dengan laporan yang disusun manual lalu dikirim sebagai berkas. Kini pendekatan tersebut mulai ditinggalkan karena setiap pertanyaan susulan menuntut penyusunan ulang.
Perhatian bergeser ke tampilan yang bisa disaring sendiri oleh pembacanya, contohnya penyaring periode dan wilayah yang tinggal dipilih. Sumber datanya pun mulai dihubungkan langsung ke basis data agar pembaruannya berjalan otomatis. Penjadwalan pembaruan kemudian disesuaikan dengan ritme rapat yang memakainya. Manfaatnya terasa pada berkurangnya antrean permintaan yang masuk ke tim penyusun laporan. Waktu yang tersisa pun bisa dialihkan ke analisis yang menuntut pertimbangan manusia.
Kemampuan yang Dinilai di Lingkungan Kerja
Meningkatnya kebutuhan penyajian data membuat kemampuan merancang tampilan yang mudah dibaca terus dicari, bahkan di posisi yang bukan bidang teknologi. Kemampuan ini juga menjadi salah satu yang paling cepat terlihat hasilnya oleh atasan. Laporan yang semula disusun manual lalu berjalan otomatis termasuk perubahan yang mudah ditunjukkan.
Penguasaannya sekaligus menjadi pijakan bagi yang ingin melangkah ke perangkat yang lebih besar. Prinsip perancangan yang sama terpakai kembali saat berpindah ke Power BI maupun Tableau, sehingga waktu belajarnya tidak terbuang.
Membangun Kemampuan Penyajian Data secara Terarah
Merancang tampilan yang tepat menuntut pemahaman terhadap data yang menopangnya, bukan hanya keterampilan menata grafik. Untuk membangun kompetensi di bidang ini, bootcamp Data Analyst dari Course-Net dapat menjadi langkah awal yang tepat.
Materinya bergerak dari Excel, basis data dan SQL, Python beserta statistiknya, visualisasi dan penyampaian hasil memakai Tableau serta Power BI, sampai tata kelola dan kualitas data yang menjaga kebenaran angka di balik tampilannya. Setiap peserta menyelesaikan proyek portofolio yang ditinjau langsung oleh coach, termasuk dari sisi kejelasan penyajiannya.
Pendampingnya praktisi aktif, contohnya Coach Dena yang menangani data analytics dan pelaporan di industri asuransi. Kelas dibatasi dua belas peserta per coach, tersedia secara tatap muka maupun daring, dan dilengkapi garansi mengulang kelas tanpa biaya tambahan serta pendampingan karier setelah materi selesai. Course-Net telah meluluskan lebih dari 100.000 alumni, termasuk yang berangkat tanpa dasar teknologi informasi.
